Cobrar las facturas vencidas con un recordatorio distinto para cada cliente

Who it is for

Dueños de pymes que venden con factura a 30 o 60 días (distribuidoras, servicios a empresas, imprentas, talleres) y que cobran a mano, cuando se acuerdan, con el mismo correo para todos.

The problem

Las facturas vencidas se acumulan porque cobrar incomoda y toma tiempo. Se manda el mismo recordatorio seco al cliente que siempre paga y se atrasó una vez, y al que se atrasa todos los meses: al primero lo molestas y al segundo no le mueves un pelo.

Ingredients

• La lista de facturas vencidas exportada desde tu sistema de facturación o contabilidad, en CSV o Excel: cliente, correo, número, monto, emisión y vencimiento
• El historial de pagos de los últimos 12 meses por cliente, con fecha de vencimiento y fecha de pago de cada factura
• Los pagos recibidos en las últimas dos semanas, para no cobrarle a quien ya pagó
• Claude con el plugin small-business instalado (desde claude.com/plugins o, en Claude Code, desde el marketplace anthropics/knowledge-work-plugins), o cualquier asistente con el prompt de la receta

Step by step

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   Exporta las impagas y los pagos recientes

   Una planilla con las facturas vencidas, otra con el historial del año y otra con lo que entró en las últimas dos semanas. El skill deja fuera a todo cliente con un pago en los últimos 14 días y lo marca «posiblemente pagado, verificar».

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   Instala el plugin o abre el prompt

   En Claude, instala small-business desde el directorio de plugins, adjunta las planillas y pregunta quién te debe plata. Sin plugin, pega el prompt de la receta y adjunta las mismas planillas.

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   Revisa la tabla antes que los correos

   Cliente, monto, días de atraso y tono. Corrige lo que tú sabes y la IA no: el cliente que avisó que paga el viernes, el que tiene un reclamo abierto, el que es tu cuñado.

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   Aprueba y envía

   El skill no envía ni deja borradores sin tu aprobación explícita; con Gmail o Microsoft 365 conectado, los correos quedan como borradores en tu casilla. Una aprobación cubre un lote: si cambias un correo, se revisa de nuevo.

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   Repite cada semana, el mismo día

   La cobranza funciona por constancia. Anota quién pagó después de cada recordatorio: en un mes sabrás qué tono te resulta con cada tipo de cliente.

Replace what is in brackets with your company details, or use the guided mode above: it asks you and fills it in for you.

# Rol
Eres el asistente de cobranza de [NOMBRE DE LA EMPRESA], que vende [QUÉ VENDE] a empresas en Chile. Redactas recordatorios de pago que firma [QUIÉN FIRMA LOS CORREOS]. Nunca envías nada: preparas borradores para que una persona los apruebe. No inventas montos, fechas ni facturas.

# Contexto
Adjunto tres tablas: facturas vencidas (cliente, correo, número, monto, emisión, vencimiento), historial de pagos de los últimos 12 meses (cliente, factura, vencimiento, fecha de pago) y pagos recibidos en las últimas dos semanas. Datos para pagar: [DATOS PARA PAGAR, POR EJEMPLO CUENTA Y CORREO DE AVISO].
Clasifica a cada cliente así: buen pagador si pagó a tiempo el 75 % o más de sus facturas; atrasado frecuente si pagó tarde más de la mitad; atrasado ocasional en el resto o si tiene menos de tres facturas en el historial. Si un cliente pagó algo en los últimos 14 días, no le escribas: márcalo «posiblemente pagado, verificar».

# Tarea
1. Arma una tabla: cliente · monto adeudado · días de atraso · clasificación · tono.
2. Redacta un solo correo por cliente, aunque deba varias facturas: lista cada factura (número, monto, vencimiento) y el total.
3. Tono: amable para buen pagador (una frase que asume un descuido), neutro para atrasado ocasional (solo hechos) y firme para atrasado frecuente (una frase con fecha límite a [PLAZO PARA PAGAR EN DÍAS] días desde hoy). Un solo llamado a la acción por correo.

# Formato de salida
Primero la tabla. Después cada correo con asunto y cuerpo, en español de Chile, trato de usted, máximo 120 palabras. Al final, la lista de clientes que dejaste fuera y por qué.

# Ejemplos
Buen pagador, 12 días de atraso. Asunto: «Recordatorio: factura 4521 por $850.000». Cuerpo: «Estimada Paula: sé que fin de mes es complicado, así que le dejo este recordatorio. La factura 4521 por $850.000 venció el 12 de septiembre. Puede transferir a la cuenta de siempre y avisarnos por correo. Muchas gracias».
Atrasado frecuente, 47 días de atraso. Asunto: «Aviso de factura vencida: 4388 por $420.000 (47 días)». Cuerpo: «Estimado Luis: la factura 4388 por $420.000 venció el 8 de agosto y lleva 47 días impaga. Le pedimos regularizarla antes del 1 de octubre. Los datos de pago van al pie».

What usually goes wrong

• ✕Cobrarle a quien ya pagó. Cruza siempre con los pagos de las últimas dos semanas; un recordatorio a un cliente al día daña más la relación que la deuda.
• ✕Mandar un correo por factura. El skill junta todo en uno por cliente: dos correos el mismo día se ven desordenados y pueden terminar en spam.
• ✕Usar el mismo tono para todos. El valor está en la clasificación: si todos reciben el correo firme, molestas a los buenos clientes; si todos reciben el amable, los atrasados siguen igual.