Enterarte de que un gasto se disparó antes de pagar la cuenta

Para quién es

Quien paga las cuentas de una pyme: dueño, administrador o quien lleva las finanzas, con una planilla de gastos por proveedor o categoría y sin tiempo para revisarla línea por línea.

El problema

Los gastos se revisan cuando ya se pagaron. Un servicio que duplicó su precio, una suscripción que nadie usa o un proveedor que facturó dos veces pasan colados entre cientos de líneas iguales a las del mes anterior.

Ingredientes

• Tu planilla de gastos de los últimos seis meses, con columnas de proveedor o categoría, mes y monto (exportada de tu banco, tu contabilidad o hecha a mano)
• Una cuenta en claude.ai o ChatGPT que acepte archivos adjuntos
• Diez minutos para decidir qué umbral te importa: por ejemplo, avisar si algo sube más de un 40 %

Paso a paso

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   Ordena la planilla en formato largo

   Una fila por gasto: proveedor o categoría, mes, monto. Si tu banco te da un extracto, pídele al modelo primero que lo convierta a ese formato. Sin esto, cualquier comparación sale torcida.

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   Define lo esperable y el umbral

   Lo esperable es el promedio de los meses anteriores de esa misma línea. El umbral es cuánto puede moverse antes de avisar. Según la fuente, BMW usa un 40 % como regla general y un 60 % para servicios que por naturaleza oscilan más. Empieza con 40 % y ajusta.

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   Corre el prompt con la planilla adjunta

   Adjunta el archivo y pega el prompt de esta receta con tus datos. Pídele la tabla de anomalías y la explicación probable de cada una. La primera vez revisa que los cálculos cuadren con dos o tres líneas que conozcas.

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   Decide y anota

   Marca cada anomalía como «normal», «revisar» o «reclamar». Lo normal (una compra estacional, un pago adelantado) entra como excepción conocida para el mes siguiente: así la lista se achica con el tiempo.

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   Repite cada mes con el mismo prompt

   Guarda el prompt y la planilla en un Proyecto. El mes siguiente solo agregas las filas nuevas y las excepciones que ya conoces. Quince minutos.

Reemplaza lo que va entre corchetes con los datos de tu empresa, o usa el modo guiado de arriba: te pregunta y lo rellena solo.

# Rol
Eres el analista de costos de [NOMBRE DE LA EMPRESA], una empresa de [RUBRO] en Chile. Trabajas con planillas, eres escéptico y no inventas explicaciones que los datos no sostienen.

# Contexto
Adjunto una planilla con los gastos de los últimos [CANTIDAD DE MESES] meses, una fila por gasto, con las columnas: proveedor o categoría, mes y monto en pesos chilenos. Estas líneas ya sabemos que oscilan y no hay que reportarlas salvo cambios enormes: [LÍNEAS QUE SIEMPRE OSCILAN, O «NINGUNA»].

# Tarea
1. Para cada proveedor o categoría, calcula el gasto esperable del último mes como el promedio de los meses anteriores.
2. Marca como anomalía toda línea cuyo último mes se aleje más de un [UMBRAL, POR EJEMPLO 40] % del esperable, hacia arriba o hacia abajo.
3. Para cada anomalía, propone la explicación más probable con los datos disponibles y qué pregunta haría un administrador para confirmarla.

# Formato de salida
Una tabla con: proveedor o categoría · esperable · último mes · variación en % · explicación probable · pregunta de confirmación. Ordena de mayor a menor variación. Debajo, una línea con el total de líneas revisadas y cuántas quedaron marcadas. Si algo no se puede calcular por falta de datos, dilo en vez de estimarlo.

# Ejemplos
Entrada: «Internet, marzo 45.000; abril 45.000; mayo 89.000».
Salida esperada: «Internet · 45.000 · 89.000 · +98 % · probable cambio de plan o cobro de dos meses · ¿hubo cambio de plan o factura atrasada en mayo?».

Lo que suele salir mal

• ✕Comparar montos totales del mes en vez de línea por línea. Un total puede verse normal mientras una línea se duplicó y otra desapareció.
• ✕Pedirle al modelo que «revise los gastos» sin umbral. Te devuelve comentarios generales; con un umbral numérico te devuelve una lista corta y accionable.
• ✕No registrar las excepciones conocidas. Cada mes vuelve a marcar la misma compra estacional y terminas ignorando la lista completa.