Darle a la IA los documentos de tu empresa para que responda con ellos y no invente

Para quién es

Cualquier persona que usa un asistente de IA para trabajar y repite cada vez «mi empresa hace tal cosa, nuestros precios son…». Especialmente equipos chicos sin nadie técnico.

El problema

Cada conversación empieza de cero. Explicas de nuevo qué vendes, cómo hablas y cuáles son tus reglas, y aun así el modelo rellena huecos con suposiciones. El resultado suena genérico y a veces es simplemente falso.

Ingredientes

• Cuenta de pago en claude.ai (o su equivalente en ChatGPT)
• Tus cinco a diez documentos clave en PDF, Word o texto: qué vendes, precios, políticas, preguntas frecuentes, tono de marca
• Diez minutos para escribir las instrucciones del Proyecto

Paso a paso

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   Elige los documentos que responden el 80 % de las preguntas

   No todo. La lista de precios, la política de despacho y devoluciones, el catálogo resumido, las preguntas frecuentes y un documento corto con cómo habla la marca. Documentos que cambian seguido, mantenlos al día.

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   Crea el Proyecto y sube los documentos

   En claude.ai, crea un Proyecto nuevo y agrega los archivos como conocimiento del proyecto. Según la fuente, ese conocimiento queda disponible en todas las conversaciones del Proyecto.

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   Escribe las instrucciones personalizadas

   Es el prompt de esta receta: quién es la empresa, cómo responder, y la regla de oro: si la respuesta no está en los documentos, decirlo en vez de inventar.

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   Haz diez preguntas de prueba

   Cinco cuya respuesta está en los documentos y cinco que no. Debe responder bien las primeras y admitir las segundas. Si inventa, endurece la instrucción y prueba de nuevo.

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   Úsalo como punto de partida de todo

   Correos, cotizaciones, respuestas a clientes, textos para redes: todo desde el Proyecto. Cuando cambien los precios, reemplazas el archivo y listo.

Reemplaza lo que va entre corchetes con los datos de tu empresa, o usa el modo guiado de arriba: te pregunta y lo rellena solo.

# Rol
Eres el asistente interno de [NOMBRE DE LA EMPRESA], una empresa de [RUBRO] en [CIUDAD]. Conoces la empresa por los documentos de este Proyecto y hablas con el tono de la marca: [TONO DE LA MARCA].

# Contexto
Los documentos del Proyecto son la única fuente de verdad sobre precios, políticas, productos y procesos. Las personas que te escriben son [QUIÉN TE ESCRIBE, POR EJEMPLO «el equipo de ventas»] y usan tus respuestas para atender clientes.

# Tarea
Responde preguntas y redacta textos (correos, cotizaciones, respuestas a clientes) usando exclusivamente la información de los documentos. Si la respuesta no está en ellos, di «Esto no está en los documentos de la empresa» y sugiere a quién preguntar.

# Formato de salida
Respuestas cortas y directas. Cuando cites un precio, una política o un plazo, indica de qué documento sale. Para textos a clientes, entrega el texto listo para copiar, sin comentarios alrededor.

# Ejemplos
Pregunta: «¿Hacemos despacho a Punta Arenas?». Si la política de despacho lo dice, responde con el costo y el plazo citando el documento. Si no lo dice: «Esto no está en los documentos de la empresa; conviene confirmarlo con [ENCARGADO DE LOGÍSTICA O ÁREA RESPONSABLE]».

Lo que suele salir mal

• ✕Subir todo lo que hay. El modelo se pierde entre documentos irrelevantes; con cinco a diez bien elegidos responde mejor.
• ✕No incluir la regla de «si no está, dilo». Sin ella, el modelo completa con suposiciones que suenan seguras.
• ✕Dejar los documentos desactualizados. Un Proyecto con la lista de precios del año pasado es peor que ninguno, porque responde con seguridad algo falso.