Sacar los datos de facturas y PDFs a una planilla sin tipear

Para quién es

Administración, contabilidad y dueños de pymes que reciben decenas de facturas, boletas o guías en PDF y las transcriben a mano.

El problema

Cada fin de mes alguien abre PDF por PDF y copia proveedor, folio, fecha y montos a una planilla. Es lento, aburrido y se equivoca justo en el número que importa.

Ingredientes

• Los PDFs de las facturas (funciona también con fotos legibles de boletas)
• Una cuenta de claude.ai o ChatGPT que acepte archivos adjuntos
• Saber qué columnas necesita tu planilla, en el orden exacto

Paso a paso

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   Define las columnas exactas de tu planilla

   Escribe la fila de encabezados tal como la tienes en Excel: por ejemplo Proveedor, RUT, Folio, Fecha, Neto, IVA, Total, Glosa. El modelo respetará el orden que le des.

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   Sube los PDFs en lotes de 5 a 10

   Adjunta los archivos a la conversación. Lotes chicos facilitan revisar; lotes gigantes hacen que un error se pierda entre cien filas.

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   Pega el prompt y pide la tabla

   Usa el prompt de abajo. Pide explícitamente que marque con «REVISAR» cualquier campo que no pueda leer con seguridad, en vez de adivinarlo.

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   Copia la tabla a la planilla y revisa solo lo marcado

   El resultado viene en formato de tabla; se pega directo en Excel o Google Sheets. Revisa únicamente las celdas con REVISAR y una muestra al azar del resto.

Reemplaza lo que va entre corchetes con los datos de tu empresa, o usa el modo guiado de arriba: te pregunta y lo rellena solo.

Vas a leer las facturas que adjunto y extraer sus datos a una tabla.

Columnas exactas, en este orden:
Proveedor | RUT proveedor | Folio | Fecha (DD-MM-AAAA) | Monto neto | IVA | Monto total | Glosa (descripción corta de lo comprado)

Reglas:
- Una fila por factura. Si un PDF tiene más de una factura, una fila por cada una.
- Copia los montos exactamente como aparecen, sin puntos de miles y sin símbolo de moneda. Ejemplo: 1250000
- Si un dato no se puede leer con seguridad, escribe REVISAR en esa celda. Nunca adivines un número.
- Si el documento no es una factura (es una guía, una cotización u otra cosa), indícalo en la columna Glosa y deja los montos vacíos.
- Al final de la tabla, agrega una línea con la suma de la columna Monto total.

Entrega la tabla en formato Markdown para que pueda copiarla a una planilla.

Lo que suele salir mal

• ✕Pedir «extrae los datos» sin definir columnas. Cada lote saldrá con una estructura distinta y no se podrá pegar.
• ✕Subir fotos borrosas o inclinadas de boletas. El modelo lee muy bien, pero no lee lo que no se ve; con REVISAR te avisará.
• ✕No sumar el total al final. Esa suma es la comprobación más rápida contra tu contabilidad.