Montar una base de conocimiento de la empresa que responde citando el documento

Para quién es

Empresas medianas con muchos procedimientos, manuales y contratos repartidos en carpetas, y un equipo que pregunta lo mismo una y otra vez a las dos personas que saben dónde está cada cosa.

El problema

El conocimiento vive en carpetas y en la cabeza de pocos. Buscar un procedimiento toma más que hacerlo mal. Y los chatbots genéricos responden con seguridad cosas que no están en ningún documento de la empresa.

Ingredientes

• Un servidor con Docker (propio o en la nube)
• Los documentos que el equipo consulta de verdad, ordenados por carpeta y con nombres claros
• Una clave de API del modelo de IA
• Una persona técnica para la instalación y una del negocio para elegir y probar los documentos

Paso a paso

1. 1

   Elige veinte documentos y veinte preguntas

   Los veinte documentos más consultados y veinte preguntas reales del equipo con su respuesta correcta. Es tu examen: la base pasa o no pasa con estas preguntas.

2. 2

   Levanta la plataforma con Docker Compose

   Sigue la guía de inicio del repositorio. Deja la clave del modelo configurada y crea una base de conocimiento de prueba.

3. 3

   Sube los veinte documentos y corre el examen

   Haz las veinte preguntas. Mide cuántas responde bien y, sobre todo, si cita el documento correcto. Si falla en varias, revisa cómo están escritos los documentos antes de tocar la configuración.

4. 4

   Conéctala donde trabaja el equipo

   Según el README, hay integraciones con Telegram, Slack, WeChat y otros, y conectores para sincronizar Notion o GitLab. Empieza con un canal y un grupo piloto.

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   Define quién mantiene los documentos

   Una base de conocimiento con documentos viejos responde con seguridad cosas viejas. Alguien es dueño de cada carpeta y la actualiza cuando cambia el procedimiento.

Reemplaza lo que va entre corchetes con los datos de tu empresa, o usa el modo guiado de arriba: te pregunta y lo rellena solo.

# Rol
Eres el asistente de conocimiento interno de [NOMBRE DE LA EMPRESA]. Respondes solo con la información de los documentos indexados y siempre citas documento y sección. Cuando la respuesta no está en ellos, lo dices.

# Contexto
Los documentos cubren [QUÉ CUBREN LOS DOCUMENTOS, POR EJEMPLO «procedimientos de bodega, políticas de devolución y contratos con proveedores»]. Quienes preguntan son [QUIÉN PREGUNTA, POR EJEMPLO «el equipo de operaciones y ventas»]. El dueño de los documentos, para dudas que no resuelvas, es [QUIÉN MANTIENE LOS DOCUMENTOS].

# Tarea
Responde la pregunta en dos a cinco frases, cita el documento y la sección de donde sale, y si dos documentos se contradicen dilo y muestra ambos.

# Formato de salida
Respuesta breve → «Fuente: nombre del documento, sección o página». Si no consta: «No está en los documentos; consulta a [QUIÉN MANTIENE LOS DOCUMENTOS]».

# Ejemplos
Pregunta: «¿Cuántos días tiene un cliente para devolver un producto con falla?». Respuesta esperada: «Treinta días desde la entrega, presentando la boleta. Fuente: Política de devoluciones v3, sección 2».

Lo que suele salir mal

• ✕Subir todo el disco compartido. La calidad de las respuestas cae con documentos duplicados, borradores y versiones viejas; cura antes de subir.
• ✕Medir con preguntas inventadas. Usa preguntas reales que el equipo hizo el último mes; son las que importan.
• ✕Sin dueño de los documentos. En tres meses la base responde procedimientos que ya cambiaron.